Implantação de projetos de GED + lições aprendidas

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Seminário GED/EIM 2011 – MG
Resenha das palestras

Sônia Stropa – Menos Papel
Implantação de projetos de GED + lições aprendidas


Sem desmerecer os outros palestrantes, em minha opinião, a palestra da Sônia foi uma das mais ricas. Digo isto baseado no simples motivo de que ela não se ateve apenas na teoria e em aspectos técnicos da gestão de documentos, ela foi muito além e ofereceu-nos um relato abrangente da sua experiência pessoal e dos bastidores da atividade. Eu, como egresso de uma pós-graduação em Gestão Estratégica da Informação, tenho claro pra mim que a teoria é importante, mas ela, por si só, pode ser aprendida ou aprimorada através dos livros, o que espero de um professor é precisamente esta postura de transmitir as impressões do dia-a-dia da profissão e daqueles macetes para lidar com ela que somente a vivência prática traz: o conhecimento tácito do professor ou palestrante. O tema desta palestra foi dividido em cinco apresentações focando em cada uma delas diferentes aspectos de estudos de caso, posicionamento interno de negociação com o contratante, editais para contratação de serviços, parâmetros de contrato e alguns vídeos ilustrativos e de reflexão.

Sônia começou apresentando o case de uma das grandes operadoras de telefonia móvel e imagens do estado em que se encontravam os arquivos da empresa. As imagens deploráveis de pilhas de papel amontoados pelos cantos de banheiros e depósitos inapropriados em contato com umidade e contaminantes mais nocivos, como baratas e urina de rato, foram a introdução ao cenário em que se encontrava a empresa.  Cenário este que ainda contava com um fator de multiplicação por todas as unidades espalhadas pelo país e que não contavam com qualquer tipo de centralização e padronização de gestão documental. Ela nos contou do imenso desafio de mudar a cultura empresarial e da necessidade – e dificuldade – de atribuir prioridades onde tudo era urgente. Quais seriam as unidades com maior volume de vendas e que concentrariam as intervenções iniciais? A desordem vigente acarretava ainda um grande prejuízo para a empresa, uma vez que a dificuldade de localização e recuperação dos documentos favorecia a fraudes, dentro e fora da firma, e impossibilitava a apresentação de provas para a defesa nos constantes processos movidos pelos clientes, pelo fisco e também por questões trabalhistas. Estes processos somavam um espantoso valor devedor que chegava a algumas centenas de milhões. E sem contabilizar aqui o valor das horas de trabalho perdidas pelos funcionários em todas as esferas da empresa com a procura de documentos e informações.

O caso em si foi ótimo, mas melhor ainda foi a métrica usada para defender o trabalho e justificar o investimento para que a diretoria mantivesse o projeto. Ameaçada pela linha de corte, ela buscou subsídios e alianças junto ao departamento jurídico e financeiro para levantar o total de multas e processos correntes para compará-los à redução de praticamente metade deste prejuízo desde que a documentação começou a ser organizada e dos valores investidos na gestão documental, que não chegavam a um quinto do total de multas correntes devido a desorganização anterior do acervo arquivístico.  Também tivemos algumas dicas curiosas sobre relacionamentos dentro da empresa, especialmente no trato com os superiores, entre elas: responda apenas sim ou não. Caso lhe peçam por uma justificativa a sua resposta, responda apenas o que lhe foi perguntado, sem estender a sua resposta além do estritamente necessário. Tenha sempre em vista que uma margem de riscos sempre será assumida, mas tenha consciência de quais são eles e também dos planos de contingência para mitigá-los. Não assuma os riscos sozinho e não se omita, deixe sempre claras as implicações e conseqüências de cada grande decisão tomada aos seus superiores e providencie para que eles as entendem.

Algumas das lições aprendidas e listadas por Sônia foram:

  • Líder e sponsor do projeto respeitável
  • Investir sempre em integrações sistêmicas
  • Definir detalhadamente o escopo do projeto e renegociar quaisquer ajustes
  • Entender a complexidade do sistema e dos resultados requeridos
  • Não aceitar escopo reduzido como 1ª fase
  • Avaliar compatibilidade entre sistemas e equipamentos

Nas palestras seguintes foram abordados exemplos de editais de contratação de serviços onde eram observados e comentados os principais critérios contidos nas especificações de cada um deles e dos indicadores que, uma vez descumpridos, implicariam em multas contratuais. A principal lição aqui me pareceu ser considerar atentamente todas as exigências para que uma correta precificação e prazo de entrega do serviço possam ser feitos, sob pena de assumir um serviço que poderá se tornar um pesadelo. E de que quando o a situação for inversa, ao especificar as exigências para a contratação de serviços, atentar para as reais necessidades do contratante e a viabilidade real de cumprimento do que está sendo pedido.

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