Digitalização de documentos e a preservação documental na era digital

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Seminário GED/EIM 2011 – MG
Resenha das palestras

Odair Rodrigues – Xerox
Digitalização de documentos e a preservação documental na era digital

Nesta palestra foi a vez de serem apresentados os scanners profissionais de última geração e os recursos de software com filtros para automação da digitalização e tratamento de originais em papel digitalizados.

A mera digitalização de originais físicos é um passo muito básico para a gestão eletrônica de documentos. Para que este processo seja eficiente, ele precisa acontecer com velocidade, as imagens geradas devem ser legíveis e os documentos precisam ser arquivados e indexados de modo que possam ser recuperados rapidamente e com eficiência.

A escolha do equipamento correto parte da correta definição da demanda, o que exige um estudo prévio do acervo documental, incluindo tamanho, gramatura e quantidade,  e também das informações e campos relevantes que deverão ser indexados para posterior localização dos arquivos e utilização em sistemas de gestão de conteúdo.

O trabalho começa pela triagem, limpeza, higienização, preparo e organização dos documentos para que possam ser alimentados nos scanners. O processamento dos arquivos é feito em lotes que ao serem digitalizados são automaticamente tratados, indexados por OCR e destinados aos locais corretos.

Nos scanners modernos é possível pré-programar funções com preferências, filtros e tratamento de acordo com o tipo e destinação do documento, limitando e agilizando, assim a necessidade de intervenção humana. Entre os recursos disponíveis estão a identificação e o corte automático de margens, captura de frente e verso, imposição automática das faces, auto-contraste, realce de campos, eliminação de cores ou texturas de fundo que atrapalham a leitura. As imagens geradas poderão ser automaticamente convertidas para o formato e cores de saída desejados, como o Preto e Branco Tiff IV, para a redução do tamanho do arquivo final. Na nova linha de equipamentos da Xerox estão disponíveis softwares e drivers para estas funções como o Perfect Page e o iThresholding.

A digitalização dos documentos pode ser feita na etapa final do tramite dentro das diversas instancias da empresa no momento em que os mesmos seriam destinados ao arquivamento temporário, ou então a partir do resgate de repositórios antigos, através de equipamentos de grande porte e pessoal especializado. Porém, atualmente observa-se com o avanço da tecnologia e a automação dos processos de captação, carga e gestão de documentos, uma tendência  de que a digitalização já seja realizada pelos atendentes comuns já na recepção das empresas, quase que eliminando, assim, a entrada de papéis na instituição e já inserindo toda a documentação automaticamente no sistema de gestão de conteúdo da organização.

Para a gestão dos arquivos gerados, deve-se considerar a utilização de um software de gestão de conteúdo (CMS) de acordo com a atividade e necessidade da empresa. O SharePoint foi mencionado como exemplo.

Depois de digitalizado, organizado e devidamente gerido o conteúdo eletrônico, é preciso definir a temporalidade para a preservação dos originais e definir a sua destinação intermediária e final. Arquivos de interesse histórico não podem ser destruídos e deverão ter seus originais preservados independentemente da sua digitalização. Porém outros tipos de documento podem ser eliminados uma vez vencidos seus prazos de guarda de acordo com as temporalidades previstas em lei para cada caso. Há ainda documentos que podem ser eliminados imediatamente após terem sido digitalizados. Cabe ao estudo do acervo definir juntamente com os departamentos de contabilidade, jurídico e gestores da organização qual tabela será adotada.

Arquivos que deverão ser mantidos por prazos muito longos devem considerar qual a melhor mídia de repositório deverá ser utilizada. É importante imaginar que mídias digitais poderão corromper-se ou mesmo tornarem-se obsoletas e no futuro o software ou o hardware que a gerou poderá não mais existir ou estar disponível, a exemplo das fitas magnéticas, dos disquetes, zipdrives e tantos outros. Uma alternativa que muitas empresas continuam adotando é a microfilmagem, tanto pela sua durabilidade quanto pelo respaldo legal que ela oferece. A novidade dá-se por conta da evolução na tecnologia da microfilmagem que hoje pode ser feita digitalmente, tanto a captura quanto a gravação e recuperação das imagens em filme.

A lei nº 5.433, de 8 de maio de 1968, ou simplesmente “Lei do Microfilme” como ficou conhecida, reza sobre a utilização desta mídia como meio legal de repositório, como se vê no seguinte trecho:

“Art 1º É autorizada, em todo o território nacional, a microfilmagem de documentos particulares e oficiais arquivados, estes de órgãos federais, estaduais e municipais.

§ 1º Os microfilmes de que trata esta Lei, assim como as certidões, os traslados e as cópias fotográficas obtidas diretamente dos filmes produzirão os mesmos efeitos legais dos documentos originais em juízo ou fora dele.

§ 2º Os documentos microfilmados poderão, a critério da autoridade competente, ser eliminados por incineração, destruição mecânica ou por outro processo adequado que assegure a sua desintegração.”

O teor integral da lei encontra-se disponível em: http://portal.mj.gov.br/SistemaMicrofilmagem/legislacao/1968Lei5433.pdf

E o decreto no 1.799, de 30 de janeiro de 1996 insere na regulamentação o que se entende por microfilme e insere o conceito das mídias eletrônicas, conforme esclarecido no seguinte trecho:

“Art. 3° Entende-se por microfilme, para fins deste Decreto, o resultado do processo de reprodução em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução.”

O teor integral do decreto encontra-se disponível em:
http://portal.mj.gov.br/SistemaMicrofilmagem/legislacao/1996decreto1799.pdf

A digitalização e arquivamento documental em meio digital proporciona eficiência e disponibilidade compartilhada e remota de acesso ao seu conteúdo, o que reflete não só na qualidade e eficiência dos serviços prestados pelas empresas, como permite a gravação e localização de backups de segurança, inclusive dos originais, em diferentes meios, aumentando a lucratividade, prevenindo prejuízos com horas de trabalho perdidas no processo de recuperação de informações, evitando despesas com multas por atrasos na apresentação de documentos e, como bônus, ainda agrega com todos os seus benefícios o status da sustentabilidade ao reduzir, ou mesmo eliminar, a utilização de papel pelas firmas.

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